5.7 Muita dokumentteja

Materiaalipäiväkirja

Verkkopalveluprojektissa voidaan hyödyntää jo olemassa olevaa aineistoa. Materiaalikartoitus kannattaa aloittaa jo hyvissä ajoin. Siitä on hyötyä etenkin asiakäsikirjoituksen tekemisessä. Materiaalikartoituksen tarkoituksena on käydä läpi olemassa oleva materiaali ja poimia sellaiset osat, jotka voidaan hyödyntää suhteellisen helposti kuten tietokannat, piirrokset, musiikki, valokuvat. Tekstimateriaali ja videoleikkeet ovat usein sellaisia, jotka vaativat suhteellisen paljon editointia ennen verkkoympäristöön siirtämistä.

Tärkeätä on pitää yllä materiaalipäiväkirjaa. Kirjaan kannattaa merkitä mitä sopivaa on löytynyt, missä tiedostomuodossa aineisto on, millaista työstöä se ehkä vaatii ennen verkossa julkaisemista sekä aineiston tekijänoikeuksien haltija ja käyttöehdot. Näin voidaan muodostaa käsitys siitä, mitä materiaalia ehkä pitää tuottaa lisää ja valmistetaanko se itse vai teetetäänkö alihankintana.

Palaverimuistiot

Projektin palavereista kannattaa aina laatia muistiot; tiivis kuvaus siitä mitä päätettiin ja sovittiin. Palaverimuistion tekemiseen ei kannata uhrata kohtuuttomasti aikaa. Etenkin tuotantoryhmän sisäisissä palavereissa riittää usein tiivis listaus esim. ranskalaisin viivoin. (vrt. Lukkari 2004, 87 -89.) Asiakaspalavereista kannattaa aina laatia muistio ja lähettää se asiakkaalle. Muistio toimii tukena myös tilaajan suuntaan; tilaaja on tietoinen siitä, missä vaiheessa toteutus on ja millaisia kannanottoja tai päätöksiä tilaajalta mahdollisesti seuraavaksi odotetaan.

Projektin alkuvaiheessa kannattaa sopia siitä, millainen käytäntö muistioiden laatimisessa otetaan käyttöön. Palaverimuistiossa on yleensä seuraavanlaiset asiat:

  • Projektin nimi, paikka ja päiväys
  • Osallistujat
  • Käsitellyt asiat
  • Päätetyt asiat
  • Jatkotoimenpiteet: kuka tekee mitäkin ja mihin mennessä?

Työpäiväkirjat

Työpäiväkirja toimii työn seurantana ja kommentoinnin apuvälineenä. Vapaamuotoiseen päiväkirjaan on hyvä merkitä mitä on tehty, miksi tiettyihin ratkaisuihin on päädytty, miten ajankäyttö onnistui, mitä ongelmia mahdollisesti esiintyi ja miten ne ratkaistiin. (Vrt. Lukkari 2004, 108.)

Verkkopalvelun suunnitteluun ja toteutukseen liittyy monia muitakin dokumentteja. Esimerkiksi tekniset määrittelydokumentit, käyttäjien ohjeet, ylläpidon sekä sisällöntuotannon ja -hallinnan ohjeistukset jne.

Lähteet:

  • Lukkari, U. 2004. Digitaalisen sisältötuotantoprojektin hallinta. Helsinki: Edita Publishing Oy